#БізнесДосвід: Як організувати роботу співробітників онлайн
Карантин підходить до завершення, а робота онлайн продовжується. Про те, як організувати роботу онлайн говорили та писали багато. Час підбивати підсумки і використовувати те, що спрацювало та принесло результат.
Концепцію віддаленої роботи розробив американець Джек Ніллес у 1972 році. Він висловив ідею, що не обов'язково всім працівникам працювати в офісі. Інтернет допомагає виконувати робочі завдання та тримати зв'язок із співробітниками на відстані.
Основні питання, що виникають при організації віддаленої роботи:
▶️Як контролювати роботу команди на відстані?
▶️Підтримувати робочий дух усередині колективу?
▶️Зберегти бізнес та покращити його показники?
Досвідом ділиться Ірина Гончаренко - Власник компанії Інформ-Актив, консультант з податків та фінансовий тренер. У компанії 33 постійних клієнтів на бухгалтерському обслуговуванні та податковому консалтингу.
За час карантину у податковому консалтингу кількість клієнтів збільшилось у п'ять разів.
Бізнес став прогнозованим більш ніж у докризовий час. Компанія не зазнала збитків, зберегла постійних клієнтів та роботу для всіх співробітників. Створила передумови збільшення доходу після повернення звичний режим роботи.
- Програми для спілкування онлайн
Створіть умови для ефективного спілкування. Встановіть онлайн-чати у зручному месенджері (вайбер, телеграм). Випишіть завдання на платформі управління проектами (trello або basecamp). Заплануйте відеоконференції на початку та наприкінці робочого дня (zoom, skype або Google Hangouts)
"На самому початку я допомогла з організацією процесу. У нас є чат, в якому вся команда працює спільно. Дівчата діляться процесом роботи, інсайтами, допомагають один одному. Регулярно робимо спільні дзвони у програмі Skype".
- Зберігайте інформацію у віртуальному сховищі
Подбайте про збереження робочих даних на комп'ютері. У вас має бути доступ до всіх файлів. Придбайте доступ до хмарного сховища (наприклад, Google Drive або Dropbox) та будьте спокійні. Полетіла Windows або розлита кава не позначаться на виконаній роботі.
“У нашій компанії у кожного співробітника - свій робітник ноутбук. Я придбала програму, яка зберігає інформацію у хмарі. Тому не хвилююся, що виконана робота може зникнути”.
- Підтримка духу та настрою
При роботі з дому може виникнути почуття самотності. Можуть виникнути особисті конфлікти, що позначиться на настрої та ефективності роботи. Щоб тримати здоровий дух, створіть "чіл-аут" зону. Це може бути розважальний чат або внутрішні жарти. Ви можете ділитися надихаючим відео та влаштовувати вечірні посиденьки. Цими завданнями може бути особистий помічник, HR або активний учасник команди.
“Гарний настрій та радість наше все. Людей важливо заряджати. Ми створили серію відеороликів, де про нашу компанію розповідали діти – це чудово підняло настрій співробітникам та клієнтам.
Я не приступаю до роботи з клієнтами у поганому настрої. Кожного співробітника намагаюся вислухати та підбадьорити. Звісно, бувають помилки. Коли мені потрібно зробити зауваження, я подумки вважаю до десяти, щоб заспокоїтися. Думаю про золоту середину: як сказати так, щоб донести думку чітко, але з любов'ю та повагою. А через час обов'язково шукаю привід для похвали.
- Підвищення кваліфікації та знань
Створіть тренінг-програми та подбайте про підвищення кваліфікації ваших співробітників. Інвестиція в навчання - одна з найбільш окупних. Для відстеження результату вигадайте систему. Наприклад, кожен співробітник щотижня ділиться який курс він пройшов і що збирається впровадити в роботу.
"Зараз ідеальний час для того, щоб зробити кращу команду і розвантажити потім себе. Я купила підписку на тренінги з фінансів та бухгалтерії. Співробітники дивляться відео та відправляють короткий конспект у загальний чат. За час карантину бухгалтер зросте до рівняя головного бухгалтера та податкового консультанта. У співробітників з'являється подвійна спеціалізація, а маю вільний час для розвитку бізнесу”.
- Допоможіть створити ідеальні умови праці
Запитайте себе – в яких умовах вам буде комфортно працювати онлайн. Спробуйте створити ці умови для співробітників. Поцікавтеся, що завдає їм дискомфорту в роботі з дому і подумайте разом, як його мінімізувати. Найчастіше співробітник знайде рішення, а ваша підтримка стане для нього опорою.
"Мій вчитель, тибетський монах і бізнесмен, Майкл Роуч каже: "Співробітники гідні того ж, що і ви. Після виходу з карантину не дозволю співробітникам їздити на громадському транспорті. Готова оплачувати таксі або забирати особисто поки будуть випадки коронавірусу в Києві. Крім того, кожен співробітник знає, що він вчасно отримає зарплату і йому компенсують робочі витрати”.
- Чесність із співробітниками
У всіх бувають важкі дні, форс-мажори та поганий настрій. Чесність із співробітниками показує вашу людяність. Ви можете делікатно сказати про ситуацію, з якою зіткнулися чи попросити допомоги. Ви здивуєтеся як розкриються нові якості співробітників та підвищиться їхня відповідальність.
«Я намагаюся бути чесною із командою. Якщо в мене поганий настрій, я говорю про це і прошу мене підтримати. Важливо, щоб співробітники розуміли, що ви теж жива людина”.
- Допомога іншим людям
Ви не можете контролювати кожен крок співробітника дистанційно. Але ви можете донести одну просту думку: "Що посієш, то пожнеш". Почуття особистої відповідальності за результат підвищує продуктивність. Будьте живим прикладом. Діліться результатами як ваша робота з перевищенням та радістю, повертається дивідендами у різні сфери життя.
"Зараз час працювати на запит клієнта. Працювати багато. Важливо допомогти кожному. У будь-який час дня та ночі. Зараз частково безоплатно – потім будуть дивіденди”.
Робіть те, що ви хотіли б отримувати як найманий співробітник. Управління командою онлайн - це інвестиція, яка за правильного підходу дає супер-результати. Доходи зростають, час звільняється для нових проектів або розвитку бізнесу, ви можете працювати з будь-якої точки світу.
Відчуваю, що після карантину на компанію чекає зліт. Чому? Рівень фахівців виріс, вони навчилися дбати про клієнтів, підтримали клієнтів у скрутній ситуації. А що ми сіємо, те й пожинаємо”.
