Тайм-менеджмент фрілансера

Піти на фріланс, у вільне плавання — приваблива перспектива. Однак, зважившись на такий крок, багато хто стикається з проблемою розподілу часу. Коли ти сам собі начальник, і немає нікого, хто диктує, коли і скільки ти зобов'язаний працювати, — на горизонті обов'язково з'являються фактори, що відволікають, що знижують продуктивність. Вони не просто вибивають із графіка, а й нівелюють задоволення від роботи. Адже багато хто вибрав фріланс саме через можливість самостійно організовувати свою роботу у зручному ритмі.

Понад те, одне із сенсів вибору роботи “вільним художником” у тому, щоб було більше вільного часу, ніж співробітників офісу. На жаль, спочатку не завжди виходить грамотно організувати робочий процес. Головна причина – невміння правильно розподіляти час. Це призводить до прокрастинації та виникнення інших неприємних супутніх факторів. Отже, що допоможе з оптимізацією часу?

Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagramщоб нічого не пропустити!

Коли я найпродуктивніший?

Оскільки фрілансер - "сам собі режисер", він може обирати час початку роботи. Важливо лише визначити частину доби, коли ти максимально продуктивний. Кожен знає, коли він справді повністю прокинувся і може розпочати роботу. У всіх протягом доби є періоди максимальної продуктивності, тобто час, коли ми є максимально активними. Це не вигадка: це закладено у біоритмах.

Оскільки ми всі різні, то комусь простіше включатися в роботу з раннього ранку, починаючи з 7 або 8 годин. Інші "стартують" о 12 або 13 годині і чудово справляються з необхідним обсягом завдань. Так чи інакше, важливо визначити для себе ту частину дня, коли організму працює найлегше. Визначення цих часових рамок дозволить скоротити робочий час (адже є й ті, хто працює цілодобово, на знос, що називається, а це не найкращий варіант і для здоров'я, і ​​для продуктивного результату).

Напевно, багато хто помічав за собою наступне: чим більше часу є на виконання замовлення, тим з меншою продуктивністю ти його виконуєш. Більше того, якщо немає розумного та зручного графіка розподілу часу, виконання складного чи не дуже цікавого, але важливого завдання постійно відкладається. І тільки дедлайн, що невблаганно наближалася, здатний змусити почати працювати. Причому у турбо-режимі. А це, як ми знаємо, ой як непродуктивно.

Висновок: щоб перестати прокрастинувати і позбутися стресу, викликаного страхом не встигнути, не вкластися в строки, виконання завдань варто суворо регламентувати. Об'ємні чи багатоетапні завдання рекомендується розбивати на кілька дрібних та чітко визначати час їх виконання, тобто призначати проміжні дедлайни. Коли фрілансер має точні часові рамки, він набагато ефективніше виконує завдання. Так ми влаштовані. Більшість із нас – точно.

Організація часу: метод Pomodoro

Найважливіший етап оптимізації робочого часу – безпосередньо організація процесу роботи над поточними завданнями. Правильно розподіляти час і контролювати його використання можна за допомогою методу Pomodoro, який передбачає виконання робочих завдань протягом 25 або 30-хвилинних "підходів".  Поділ на блоки дозволяє досягти найбільшої продуктивності. Коли кількість часу, відведене під завдання, суворо обмежена, ми зосереджено працюємо, не відволікаючись сторонні справи.

На конкретному відрізку часу ми інтенсивно працюємо над одним завданням, концентруємось тільки на ньому. А потім відпочиваємо – 5 або 10 хвилин. Для досягнення найкращого результату рекомендується дотримуватися схеми - 4 парних блоки поспіль (25/4 або 30/4). Після закінчення заключного, четвертого блоку варто зробити тривалу перерву — 25-30 хвилин. Зрозуміло, строгих правил не існує, і якщо комусь зручніше працювати в режимі 45 + 10 (або 15) — у добрий час, як кажуть. Головне — протягом цього часу займатись лише роботою, а потім заслужено відпочивати. І так кілька разів.

У перервах важливо повністю перемикатися, займатися якою-небудь фізичною активністю. Переважна більшість фрілансерів працює за комп'ютером, тому зарядка для очей і вправи для постави вкрай необхідні, оскільки здоров'я — це ще цінніший ресурс, ніж час. Лінуватися не варто, і забувати про виконання відповідного комплексу вправ теж.  Зміна виду діяльності, запланований відпочинок та лайтові фізичні навантаження сприяють підвищенню продуктивності – факт.

Наслідувати графік роботи допоможе будильник або таймер у смартфоні або будь-який онлайн-таймер. Перевірено: метод Pomodoro – дуже ефективна техніка, яка справді працює!

"Поїдання жаб": чому і коли це потрібно робити

"З'їсти жабу" - означає виконати завдання, за яке зовсім не хочеться братися з якоїсь причини. Тобто зробити те, чому організм і підсвідомість чинить опір. Однак зробити-то необхідно, оскільки виконання цього завдання пов'язане з іншими важливими справами та визначає хід подальших дій. "Жаб" слід "з'їдати" на початку робочої активності. Чому? Відповідь треба шукати у фізіології. Тайм-менеджмент пов'язаний із нашими природними біоритмами, ресурсами, а також із психологією. То що станеться, коли ми “з'їмо жабу”? Ми похвалимо себе, відчуємо гордість, емоційне піднесення. Відбудеться викид ендорфінів, що призведе до захоплення лімбічної системи (найважливіших мозкових структур, що мають відношення до емоцій).

Виплеск гормонів радості - дуже приємний "бонус". Отже, з ранку виконуємо найнеприємнішу чи найбільшу і складну справу. І впоратися з рештою поточних завдань буде набагато легше і простіше. Адже помічником стане почуття виконаного обов'язку, а це чудовий мотиватор.

Список справ

Існує безліч різних методик, які допомагають структурувати виконання робочих завдань. З першого  дня (тижня, а, може, й місяця) на фрілансі, зрозуміло, складно суворо дотримуватися графіка: може захльостувати ейфорія свободи. До того ж ми всі люди, і майже завжди знайдеться причина, яка може порушити намічені плани. Але треба куштувати. І намагатися.

Якщо у вас ще не виробилася чітка стратегія планування, варто спробувати різні, щоб у результаті знайти саме ту, яка вам підходить. Багато хто виписує вручну свої завдання на робочий день у блокнот (або напередодні ввечері, або вранці). А потім у міру виконання їх викреслюють. Це наочно, і мотивує. Банально, здавалося б, але й справді чудово працює і допомагає досягти більшої ефективності.

Ще дуже важливо навчитися свідомо розділяти всі поточні відносини на робітники та особисті. До особистих завдань, як ви розумієте, належать домашні справи, хобі, зустрічі з друзями, заняття спортом, сімейний відпочинок та ін. Їх можна фіксувати в щоденнику або стандартному додатку "Календар" у смартфоні. Для зручності сепарації робочих завдань можна скористатися спеціальними додатками для обліку. Їх використання особливо актуальне, якщо ви працюєте у тандемі з кимось чи у команді.

Сервіси для структурування робочих завдань

Упорядкувати виконання робочих завдань допоможе програма для обліку та розподілу робочого часу, призначення відповідальних співробітників, термінів тощо. (Time Doctor, Asana, Trello, SmartTask, Basecamp та ін.). Використовуючи ці програми, ви зможете наприкінці робочого дня усвідомлено їх закривати та ігнорувати до початку наступного, чітко розділяючи сфери життя.

Наприклад, таск-менеджер Тrello можна використовувати і для роботи незалежного фрілансера. Все просто: у вас є дошка, на якій ви фіксуєте  перелік своїх завдань на день або на тиждень (як кому зручно), а потім додаєте або прибираєте якісь при необхідності.

Дошку можна розбити на 4 колонки:

• загальні завдання (Список завдань на день/тиждень);
• завдання дня (Завдання з основного списку або нові, заплановані на цей день);
• у роботі (Завдання, виконанням якого ви займаєтеся);
• виконані завдання (Все, що вже зроблено, щоб проаналізувати продуктивність наприкінці тижня).

Більші завдання можна розбити на дрібні та реалізовувати у додатку у вигляді чек-листа, який поступово виконується. До того ж тут можна зазначати, скільки часу було витрачено виконання конкретної завдання.

Цю програму можна встановити як на ПК, так і на смартфон (є версії для Ios і для Android) або використовувати онлайн-версію в браузері. Іншими словами, можна організувати мультиканальний доступ до графіка і вносити зміни з будь-якого гаджета, які будуть синхронізуватися на інших пристроях. Це справді дуже зручно.

Управління часом - це управління життям

Навчившись розподіляти і витрачати час, ми знаємо навички управління своїм життям. Кожна заощаджена хвилина, кожна ситуація, коли вдалося виявити волю і не відволікатися на сторонні справи, відклавши або не закінчивши намічене, зробить вас щасливішими. Усвідомлення того, що "я можу керувати своїм часом" додає поваги до себе, дозволяє почуватися впевненіше і в роботі, і в житті в цілому.

Продуктивність це навичка, а не риса характеру. Його можна натренувати, адаптувати під себе вже відомі способи чи вигадати нові. Декілька десятків спроб — і точно вийде. Просто треба вірити в себе, бути послідовним та цілеспрямованим. Сподіваємося, що ці прості поради допоможуть вам зняти свій цікавий та продуктивний життєвий серіал про управління часом та досягнення бажаних результатів.