Тайм-менеджмент: метод "однієї справи"

У активної ділової людини завжди багато роботи. Як правило, набагато більше, ніж часу, відведеного на її виконання! Адже хочеться встигнути більше, ніж виходить. "Хвости" можуть тягтися місяцями і навіть роками. Незакритий гештальт недоробленого, незакінченого - обтяжує, тисне на психіку.

Як же розумно розкласти все по поличках? Як розібратися з цією купою справ, щоб нарешті заспокоїтися? Як позбутися руйнівного почуття провини, неприємного відчуття, що ти постійно програєш, упускаєш щось через свою неорганізованість? Можна застосувати спосіб “однієї справи”. Реалізувати його дуже просто (було б бажання!) і ефект від впровадження буде колосальний.

Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagramщоб нічого не пропустити!

Чого ми хочемо досягти в результаті

Незнання елементарних правил тайм-менеджменту змушує навіть саму організовану людину борсатися у величезних списках завдань. Але цьому можна навчитися.

Список справ можна розділити на дві групи: плинність і важливі. Практично щодня з'являються справи, що звалилися на нас від близьких чи колег. Також є несуттєва дрібниця, яка потребує часу.

А є група справ, виконавши які ми істотно наблизимось до великої і важливої ​​для нас мети. Досягнемо завдяки цьому результату, який визначить подальший перебіг життя. Тому перший крок – визначення своїх стратегічних цілей. Чого ж ми хочемо досягти в результаті? Вивчити 5 мов? Побудувати будинок? Стати найкращим з найкращих у професії? 

Ціль може бути будь-якою, головне, щоб вона була конкретною і прив'язаною до часу. Зрозуміло, глобальних завдань може бути кілька. Але на початковому етапі навчання плануванню рекомендується вибрати одну, найважливішу цьому етапі життя.

На допомогу прийде методика Дуайта Ейзенхауера, 34 президента США. Її називають "Матрицею Ейзенхауера". Він рекомендує розкласти справи по 4 поличках (квадратів): важливі та неважливі, термінові та нетермінові. У буквальному значенні потрібно скласти таку матрицю і розподілити пріоритети. 

Найбільш пріоритетні – важливі справи. Але треба розуміти, що нетермінові (стратегія, планування, саморозвиток, налагодження відносин), якщо ними своєчасно не займатися, в якийсь момент перемістяться в іншу категорію: розлад у відносинах, дедлайни, що горять, вимагають термінових рішень. 

Декомпозиція, або Принцип "маленьких кроків"

Отже, ви визначились із кінцевою метою. Як правило, для її досягнення потрібно виконання певного комплексу завдань. З другого краю етапі слід описати всі дії, необхідні досягнення глобальної мети.

Допустимо, ви маєте намір серйозно взятися за вивчення англійської, щоб через 3 роки вільно володіти мовою. Як правильно поділити це завдання на частини (зробити декомпозицію)?

Існує класифікація володіння іноземними мовами. У ній 6 рівнів: початковий – А1, а далі – А2, В1, В2, С1 та С2 (за зростанням складності). Найвищий рівень — С2, отже, до нього треба прагнути. Ось, власне, і шість проміжних етапів, які потрібно пройти за три роки.

Далі вивчаємо, скільки уроків треба пройти, аби досягти певного рівня, скільки слів вивчити, скільки текстів прочитати тощо. буд. За таким принципом розписуємо перелік завдань, тобто. декомпозуємо кожен рівень. 

Так само ділимо на частини та інші цілі (використовуємо принцип "маленьких кроків"). Дробимо завдання на дрібніші так, щоб 1 справу можна було зробити в рамках 1 дня. За годину або за кілька годин не має значення, але важливо довести до кінця протягом дня.

1 день - 1 справа

І ось ми дійшли головного. Ми розподіляємо час так, щоб щодня виконувати щонайменше одне завдання зі стратегічного списку справ. Увага: це має бути найважливіша справа дня! Яке не можна відкласти або перенести на завтра, післязавтра і таке інше. Сьогодні обов'язково. Зробили — а потім можна займатися рештою (плинність, допомога близьким та/або колегам, розваги, відпочинок).

Усвідомлення, що стратегічна справа "Зроблено!", - основа для розуміння того, що ви поступово йдете до своєї стратегічної мети. Щодня крок за кроком. Рухаєтеся вперед, а не зливаєте своє життя. При цьому поступово позбавляєтеся неприємного почуття тривоги, що ви щось упускаєте. 

1 справа на день - 365 справ на рік. Справжня крейсерська швидкість просування бажаної мети!

А якщо не одна річ, а більше?

Хтось скаже, що одна справа - це мало: мовляв, довго "плестись" до заповітної мети. Але якщо планувати на день виконання великої кількості стратегічних завдань, на якісь із них може не вистачити часу/сил/ресурсів. Отже, доведеться відкладати заплановане.

Такими темпами перелік перенесених справ поповнюватиметься новими: принцип снігової грудки. Тобто на обрії замаячить черговий невроз. А хіба нам цього хотілося? Так що розумніше діяти напевно, ставити собі завдання, які справді під силу виконати у встановлені часові рамки. 

Перерви та вихідні — це раціонально?

Якщо ви відчуваєте необхідність виконувати протягом одного дня 2-3 стратегічно важливі завдання – плануйте та робіть. Зрозуміло, якщо впевнені, що справитеся напевно.

І навпаки, якщо знаєте, що вам потрібні перерви, внесіть у перелік на наступний тиждень не 7, а 5 справ. І з чистою совістю відпочивайте два дні (адже вигоряння ще ніхто не скасовував!). Головне — дотримуватися основного принципу: на більшість днів тижня потрібно запланувати обов'язкове виконання важливих справ. 

Що ж головне у методиці тайм-менеджменту?

Головне завдання не в тому, щоб зробити максимально можливу кількість справ за короткий проміжок часу. Основна мета - навчитися виділяти  справді важливі і обов'язково виконувати поставлені завдання. Тобто навчитися правильно планувати час. Це допоможе розвантажитися від непотрібної рутини і позбавитися постійного стресу.

Просто спробуйте. Незабаром ви зрозумієте, що процес справді  зрушив із мертвої точки. І нервування стало менше, тому що ви перестали лаяти себе за те, що не встигаєте робити важливе. 

Відвоювати у прокрастинації невеликий відрізок часу це вже досягнення. Моральна перемога. Тому що наприкінці кожного дня можна пишатися щонайменше однією закінченою справою. Для особистої мотивації це дуже важливо. Ніщо так не надихає, як проміжний успіх.

Використовуйте час із користю. Плануйте роботу так, щоб допомогти собі досягти бажаного та покращити своє життя.