Як організувати ефективну віддалену роботу

Віддалена робота стала для нас новою нормою життя. Практично кожна компанія зараз пропонує своїм співробітникам гнучкий, повністю віддалений формат роботи або делегує частину функцій професіоналам, які працюють на аутсорсингу. Такий формат має свої незаперечні плюси: можна запрошувати талановитих фахівців, у якій частині світу вони не знаходилися б і забезпечувати комфортні умови для роботи співробітників в умовах карантину.

Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagramщоб нічого не пропустити!

Організувати віддалену роботу – поєднати групу людей, що у різних місцях, у згуртований продуктивний колектив – завдання досить непросте, але важливе для успішної роботи компанії.

Через відсутність загального робочого простору віддалена робота створює ряд складнощів та ризиків, яких немає у традиційному робочому форматі:

• відсутність можливості повністю контролювати робочий процес, перебуваючи далеко від колективу;
• ризик зриву термінів виконання;
• Проблеми у підтримці корпоративної культури через відсутність особистих зустрічей із сотрудниками.

Здатність компаній адаптуватися до особливостей віртуального офісу відіграє важливу роль у забезпеченні атмосфери та продуктивності праці. Ключем до успіху є розуміння особливостей віддаленої роботи та вміння застосувати їх. Перерахуємо деякі ключові моменти, що допоможуть забезпечити ефективну роботу колективу.

1. Забезпечення комунікації

При віддаленій роботі команда втрачає можливість щоденної очної комунікації, тому важливо налагодити ефективні канали віртуального командного спілкування, щоб уникнути непорозуміння як у професійних, так і в особистих питаннях.

Необхідно вибрати зручний для всіх варіант командного спілкування. Zoom, Skype, Google Hangouts, Slack, HipChat або інші, та навчити співробітників особливостям користування цими програмами.

Крім корпоративних каналів комунікації з професійними темами дискусій можна створювати чати для неформального спілкування співробітників. Неформальні чати сприяють створенню дружньої атмосфери та об'єднують команду.

При дистанційному форматі роботи раз на 3-6 місяців бажано проводити для команди тімбілдінгові заходи. Важливо, щоб при віддаленій роботі співробітники почувалися членами команди, незважаючи на фізичну відстань.

2. Організація робочого процесу

Для злагодженої роботи команди на віддаленні потрібна строга та чітка система координації робочого процесу. Водночас важливо не перестаратися, адже відсутність прямого контролю часто штовхає керівників команд на шлях мікроменеджменту, педантичного обліку робочого часу та примусової дисципліни. Замість того, щоб зосереджуватись на спробах встановити суворий контроль над членами команди, краще змістити акцент на відстеження результату.

Головне – результат, а не контроль діяльності

Віддалена робота дозволяє співробітникам організувати свою роботу найбільш підходящим їм способом. Краще надати їм цю свободу, аніж змушувати підкорятися жорсткому графіку роботи. Це особливо актуально для міжнародних команд із різними часовими поясами.

Зосередьтеся на дотриманні термінів та розділіть робоче навантаження на дрібні частини, доки не розвинете довірчі та надійні стосунки в колективі.

Короткі тимчасові завдання

Щоб члени команди отримували чіткі та недвозначні завдання, робочий процес розбивається на так звані спринти. Хоча цей метод у першу чергу створювався для розробки програмного забезпечення, він ефективний в управлінні будь-яких віддалених команд.

Спринт – це короткий проміжок часу, протягом якого кожен член команди повинен досягти певних цілей, поставлених менеджером проекту. Наприкінці спринту співробітники повідомляють про виконані завдання.

Планування та аналіз

Планування та аналіз мають важливе значення при віддаленій роботі. Кожен спринт починається із зустрічі з планування, де керівник дає своє бачення того, які завдання необхідно виконати і в який час їх слід реалізувати. Це додатково обговорюється з членами команди та приймається обґрунтоване рішення.

Кожен спринт закінчується ретроспективною зустріччю, на якій підбиваються підсумки та плануються нові завдання.

Щоденна зустріч

Для обговорення ходу робочого процесу та підтримки ритму є сенс проводити щоденні зустрічі онлайн. Зустріч проводиться у певний час та є обов'язковою для всіх учасників. Кожному члену команди виділяється кілька хвилин для звіту про виконані завдання та постановку планів на день.

Цей метод спонукає кожного учасника аналізувати ефективність своєї роботи, правильно планувати час та робоче навантаження.

Інструменти для організації та відстеження результатів робочого процесу

Організація – важливий елемент дистанційної роботи. Для злагодженої роботи команди необхідно вибрати відповідні інструменти, програмне забезпечення та системи відстеження завдань.

Jira, Trello і Basecamp - Найпоширеніші інструменти управління проектами для віддалених команд.

Google Drive, Google Docs і Google Spreadsheets, DropBox – популярні для обміну та керування документами та файлами.

Режим Serpstat Team Management дозволяє оцінювати роботу команди, встановлювати ліміти плану, контролювати контрольні списки, отримувати звіти, контролювати персонал.

Asana – мобільний та веб-додаток, призначений для спільної роботи над проектами без використання електронної пошти. Дозволяє відстежувати завдання, дедлайни та будь-який тип продуктивності.

3. Корпоративна культура та підвищення мотивації персоналу

Корпоративна культура – ​​система цінностей та переконань, а також моделі поведінки, прийняті в організації – це важливий елемент кожної компанії, яка цінує своїх співробітників та піклується про них. Важливо переконатися, що співробітники почуваються корисними, знають цілі, яких прагне досягти компанія, і отримують належну винагороду. Добре організована корпоративна культура – ​​один із найкращих інструментів командної роботи, що надихає людей та дозволяє їм працювати з великим ентузіазмом.

Якщо у вашої компанії досі немає власного сайту, саме час замислитись і вирішити це питання. Важливим моментом, на який варто звернути особливу увагу, є вибір відповідного домену і надійного хостингу.